Como lidar com a burocracia e grandes volumes de papelada
Sobrecarregado com a papelada? Muita burocracia? Este artigo fornece alguns métodos simples que irá ajudar a domar o mais selvagem dos montes e ajustá-lo a voltar no seu caminho para manter-se organizado. É um método que envolve lidar com documentos de forma rápida, eficiente e armazená-los com precisão. Aqui está como.
1- Lidar com documentos de uma única vez. Quando um pedaço de papel vem para sua mesa:
_ Analise-o imediatamente, e eliminá-lo.
_ Cada pedaço de papel é uma “batata quente” que deve ficar absolutamente não mais do que o necessário.
_ Se é lixo, colocá-lo na lata ou retalhá-lo.
_ Se ele precisa ser arquivado, colocar na caixa de arquivo, em seguida, ou entregar para alguém fazê-lo.
_ Se isso exige ação, tomar as medidas imediatamente, ou se isso não for possível, coloque em uma pilha “para fazer”. (Todos devem serem encaminhados antes de sair do trabalho nesse dia ….completar a tarefa, ou agendar quando será concluída.)
2- Obter uma caixa de correio, ou mesmo um arquivo de caixa de plástico para os papéis que simplesmente não podem ser jogados fora. Coloque-o perto de sua mesa. Mantenha um bloco amarelo na parte superior da caixa. Use-o para lidar com as ocasiões em que você começa um desses tipos de trabalhos: anúncios, revistas, folhetos etc.
_ Olhar para o relógio digital, e escrever um número de série no canto superior direito do documento, como yyyymmddtttt onde AAAA é o ano, MM é o mês, dd é o dia do mês, e tttt é o tempo.
_ A idéia é que não fique dois papéis na caixa com o mesmo número, e que o do fundo seja o mais antigo.
_ Anote o número de série e uma breve descrição do item no bloco amarelo.
_ Quando a caixa está cheia, armazená-lo e ao bloco amarelo, e começar um novo.
3- Atribuir um dia por semana para acompanhar, qualquer tarefa inacabada, o encaminhamento. Alguns assuntos não se resolvem de imediato e você precisa organizar-se para acompanhar a resolução do problema.
_ Por exemplo, quarta-feira pode ser dia das pendências, verificar o que foi resolvido, encaminhamentos, possíveis desdobramentos.
_ Certifique-se verificar extratos e contas bancárias antes de fechar a loja na quarta-feira.
_ Sexta-feira pode o dia da limpeza do arquivo. Escolha um arquivo e limpá-lo antes de sair para o fim de semana
Dicas
As pessoas que tendem a se lembrar a data aproximada que os documentos chegam podem preferir usar o carimbo de data “método de numeração. Como um método alternativo, você pode simplesmente digitar os números de série 1, 2, 3, 4, etc, sobre o bloco amarelo com antecedência. Basta escrever o próximo número disponível no documento, preencher as informações de identificação no painel amarelo ao lado do número, e está feito.
Para aumentar a eficácia do sistema de arquivamento de caixa, você pode digitar o número de série e a descrição em uma tabela de duas colunas em um processador de texto ou planilha. Isso permitirá que você procure o texto para encontrar itens mais facilmente.
Avisos
Também lembre que documentos importantes não devem ser armazenados permanentemente neste sistema, a idéia geral que as caixas contenham documentos diversos, muito deles serão destruídos antes que acumulem.
Se um papel é muito importante, deve ser removido e depositado em um local mais apropriado permanentemente.
Coisas que você precisará
_ Uma caixa de papelão, plástico ou madeira, como preferir.
_ Bloco amarelo
_ Caneta ou lápis
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